Если бы на деле все происходило настолько же быстро, как это описывается словами! Однако в любом процессе случаются трудности. Современным руководителям компаний и фирм сложно самостоятельно все отслеживать от начала до конца. А ведь многое из всей этой рутины можно было бы поручить системе автоматизации. К примеру, можно заметить, что нет таких процессов, которые не требуют работы с данными. Следовательно, в первую очередь нужно уделять внимание созданию единой базы данных.

Советы для предпринимателей

1.    Для начала нужно автоматизировать все проблемные участки, которые задерживают рабочий процесс компании;
2.    Для любого процесса необходимо определить ответственных за него сотрудников и контролеров. Можно решать такие проблемы быстрее, если в точности знать, кто именно отвечает за свою задачу на каждом этапе;
3.    Процессы необходимо выстраивать таким образом, чтобы все сроки и данные от начала до конца проекта передавались автоматическим путем между участниками.

Таблицы автоматизации

Итак, мы выяснили, что данные – это ценность любого предприятия. А обращаться с этой ценностью нужно правильно. То есть, деньги, можно хранить и в шкафу, но сейфы ведь были созданы не зря. Так и собранные в единой базе и надежно защищенные данные дают возможность работать более эффективно и не задумываться всякий раз о том, где была сохранена та или иная информация. Таким образом, для создания таблиц автоматизации, нужно понять следующее:

1.    С какими именно данными работает предприятие?
2.    По каким характеристикам эти данные могут быть распределены?

Для организации, к примеру, работы с клиентом, сотрудник компании, должен иметь контактную информацию и историю работы с ним. Процесс управления требует наличие списка предыдущих задач работников компании, их данные и контакты. Чтобы выполнять заявки оперативно, нужно иметь под рукой их описание и установленные сроки. А за своевременным поступлением оплат будет намного удобнее следить, если собрать их в одну таблицу.

Выходит, что все данные можно свести по таким признакам:

•    Заявки;
•    Клиенты;
•    Сотрудники;
•    Финансы.

В этом случае придется создать четыре главные таблицы. В каждой из них необходимо заполнить шапки и поля. К примеру, для таблицы о клиентах, необходимо собрать реквизиты, название, контактные данные, имена. В таблице, посвященной сотрудника, будет значиться имя, должность, зарплата, дата поступления, контакты. В таблице о заявках поля могут быть разные – в зависимости от продуктов, сроков, статусов, особенностей обработки. В финансовой таблице будут содержаться счета, выписанные и оплаченные, остатки, учет НДС и пр.